Reunioncitis - Comarca Agencia Creativa
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Reunioncitis

Reunioncitis

Llega un mensaje a través de Whatsapp, es de un amigo publicista, colega. “Mira este video”. Pulso el link adjunto y el video empieza a reproducirse. Se trata de una Directora Creativa, de una de las tantas agencias de New York, de aspecto andrógino y un acento presumiblemente europeo. Dice que va a emprender un viaje de redescubrimiento creativo, pues su día a día en la agencia en la que trabaja, nubló su propósito y le hizo perder el enfoque creativo. Al final del texto relacionaré la información del video para que lo vean.

Estoy en el teléfono todo el tiempo… Los tiempos son más cortos, todo es ASAP, las reuniones son interminables…”

Quien narra describe muchas situaciones que son parte inherente del quehacer de todos los que desarrollamos trabajos “de oficina”, sin embargo una de ellas me llamó poderosamente la atención: las reuniones interminables. Aunque no se especifica si el adjetivo que utilizó se refiere a la extensión de las reuniones o a su frecuencia, sí es pertinente analizar lo nocivos que pueden llegar a ser estos encuentros para las organizaciones y para los individuos que las integran.

Si le pasa que al final de un día largo, en el que hubo varias reuniones, termina con la sensación de que ha sido poco productivo, su correo está colapsado con e mails que no ha podido leer y no ha avanzado nada en el trabajo que tenía planificado para ese día, pues es muy probable que esté presentando un cuadro grave de ‘reunioncitis’. Diagnóstico muy común en la mayoría de las organizaciones, que impiden y dificultan la optimización del tiempo y en consecuencia, la productividad, causado, en gran medida por un número exagerado de encuentros o reuniones. Esto se le atribuye a la errada idea de que convocar a una reunión es el único recurso de colaboración en un entorno laboral.

Por lo anterior y por lo expuesto en el video, en cuyo caso una persona pierde la actitud y la vocación hacia su labor, creo conveniente dar unos tips para evitar la reunioncitis aguda.

1. Antes de  citar a una reunión, defina claramente los objetivos del encuentro: para ello, debe cuestionarse qué quiere conseguir una vez termine la reunión.

2. Invite solo a las personas que van a tener un rol activo: muchas veces intentamos involucrar a demasiadas personas y terminamos convirtiendo la reunión en una tertulia.

3. Envíe un acta a todos los asistentes previamente: todos deben tener conocimiento de los diferentes puntos que serán tratados en la reunión.

4. Imponga una duración determinada: exija puntualidad y advierta el tiempo que durará la reunión.

5. Modere y designe a quien va a tomar las notas de la reunión. Toda la información relevante será compartirla a posteriori, con todos los participantes y personas a las que afecte.

El video se llama: Kill Your Darlings.

Donny Rossoff

Strategic Marketing Director | Cofunder